xVis besökssystem kan användas på en mängd olika sätt, det är (nästan) bara fantasin som sätter gränsen. Här finns fyra scenarion, som berättar om olika uppsättningar av hur xVis används i dag.
Kanske något av dessa passar in för dig?
1. Besökslistan
Företaget låter besökaren mötas av en besökslista. Listan ger besökaren en välkomnande känsla då den är snyggt designad i företags form och färg, samt att faktiskt besökarens namn står i listan. Det beror på att värden för besöket föranmält besökaren via intranätet. Då kan denne med ett klick, registera sig som besökare. För den slarvige besöksvärden, som glömt föranmäla, finns lyckligtvis en länk till ett formulär där besökaren kan registrera sig själv.
När besökaren registerar in sig, kommer det ut en besöksbricka, och ett epostmeddelande går i väg till besöksmottgaren.
2. Formuläret
Företaget som håller på med lite mer känsliga saker, vill inte skylta med vilka besökare som är inregistrerade eller föranmälda. Därför möts besökaren endast av ett formulär. Det ger ändå ett välkomnande intryck, eftersom även formuläret och bilden runt detta är anpassad efter en grafisk profil. När en föranmäld besökare skriver sitt namn, så hittar systemet informationen om besökaren och hjälper till att fylla i formuläret.
Efter registrering, visas en välkomst skärm som ger information om vad som händer härnäst, och telefonnnummer till besöksmottagaren om besökaren skulle behöva det.
3. Villkoren
När ett besök omfattas av vissa regler, använder företag systemets besöksvillkor. Dessa finns att läsa i systemet, och besökaren behöver aktivt godkänna att denne läst instruktionerna/reglerna/föreskrifterna.
Godkännandet görs genom att kryssa i en checkbox, först när den är i kryssad, kan besökaren registrera sig. Det gäller både när besökaren registrerar sig själv eller är föranmäld.
Det här scenariot fungerar med både lista och formulär. Villkoren kan skrivas direkt i systemet, eller t. ex vara en PDF.
4. Vaktkuren
Eftersom besökare i huvudsak anländer till företaget via bevakade ingångar, sköter vaktkurerna besökshanteringen. Det finns fler möjliga vägar in, och flera vaktkurer.
Besökare anmäler sig i vaktkurerna, och vakten registrera in. Besökssbrickorna skrivs ut manuellt, dvs när vakten vill, på det viset kan vakten förbereda dagens besök genom att skrivs att brickorna i förväg och minimera tiden som besökaren tillbringar vid kuren.
Varje vakt som loggar in i administrationen har en skrivare tilldelat sig så systemet vet var utskriften av beöksbrickan ska gå.